Ideazione e realizzazione dell'immagine dell'evento; studio grafico e stampa del programma preliminare e definitivo
Individuati e programmati i temi congressuali e i Relatori, successivamente il programma verrà da noi studiato e impostato. Il nostro studio grafico provvederà alla creazione di alcune proposte per l'individuazione del logo più idoneo al tema del Congresso. Tali proposte verranno a Voi sottoposte per la scelta del marchio definitivo. Il logo sarà riproposto su tutto il materiale cartaceo del Congresso: programma, locandine, carta intestata, badge, schede di intervento, schede di votazione ed eventuali inviti, biglietti di benvenuto etc.

Individuazione delle categorie interessate al congresso e servizio mailing
Nordlinea Congressi è in possesso di un'aggiornata banca dati a livello nazionale ed è inoltre in grado di effettuare ricerche e catalogazioni. Individuate le categorie interessate all'evento ed operata l'eventuale selezione, siamo in grado di fornire etichette e, quando necessario, inviti personali ed individuali. Ai fin di una migliore impostazione del lavoro riteniamo opportuno la consegna di un programma preliminare 4-5 mesi prima dell'inizio della manifestazione e quella del programma definitivo alcuni mesi prima, in modo da permettere ai congressisti di programmare in tempo i propri impegni e a noi di organizzare l’evento con serenità e la dovuta diligenza. Qualora fosse prevista la promozione dell'evento presso enti, associazioni o altro, è nostra prassi organizzare una spedizione tramite corriere, che permette di allegare ai programmi le locandine o altro materiale illustrativo, con evidente risparmio di costo e maggiore sicurezza di recapito. Con la nostra esperienza abbiamo potuto verificare inoltre la notevole efficacia, in termini promozionali, dell'acquisizione gratuita o agevolata (in qualità di sponsor) di spazi su quotidiani e testate nazionali.

Ricerca della sede congressuale più idonea e stipulazione del contratto di nolo
Nordlinea Congressi possiede una catalogazione completa e aggiornata di tutte le strutture congressuali nazionali. In base alle esigenze e alla disponibilità provvederà al nolo della sede congressuale e ad appurare la qualità delle infrastrutture necessarie allo svolgimento dell’evento. In tali spazi possono trovare ubicazione Sale per il Convegno, Salette Riunioni, Sale o Uffici riservati, la Segreteria del Convegno, la Sala Stampa, il Centro Stampa con fotocopiatrici e rilegatori. Qualora la sede proposta non disponesse di strutture e mezzi necessari, sarà nostra cura provvedere al nolo e al servizio tecnico per l’installazione di linee telefoniche provvisorie e fax, microfoni fissi e volanti, maxi schermo, impianti per la traduzione in simultanea, impianto di registrazione audio e video, servizio T.V. a circuito chiuso. Evidenziamo inoltre la possibilità di prevedere un'area stand dedicata agli Sponsor che possano esporre i loro prodotti e un servizio bar, qualora non fossero previsti coffee break.
 
Stesura di un bilancio di previsione e analisi dei costi e dei ricavi
Al fine della gestione del Congresso è necessario redigere un primo bilancio di previsione per analizzare tutti i flussi finanziari in entrata e in uscita. Successivamente tale bilancio sarà aggiornato con preventivi consolidati, fino ad arrivare ad una stesura definitiva.

Contatti con i Relatori
Saranno tenuti dall'Agenzia contatti epistolari e telefonici con i Relatori per la raccolta dei loro interventi al fine di stampare gli atti congressuali. Nel caso i Relatori siano Vostri ospiti sarà nostra cura segnalare loro l'albergo dove si è provveduto ad effettuare la prenotazione e confermarne il periodo di permanenza.
 
Ricerca sponsor
Dopo aver selezionato dalla nostra banca dati aziende e ditte interessate al convegno (aziende specializzate nel settore, case editrici, banche, compagnie di assicurazione, ecc.), sarà nostra cura far pervenire loro, in tempo utile, un programma preliminare e una proposta commerciale. Le possibilità di sponsorizzazione sono varie: stand, distribuzione depliants, fornitura di materiale - macchine fotocopiatrici, computers, borse, penne, blocchi - o di servizi, come gite, coffee Breaks, cene, spettacoli serali.
 
Progettazione e realizzazione stands espositivi
Una ditta qualificata, da noi contattata, provvederà all'allestimento dell'area stand riproducendo sugli stessi i marchi e i loghi delle ditte espositrici (costi a carico delle stesse). Quando necessario potranno inoltre essere fornite pareti provvisorie e arredamenti (sedie, tavoli, desk segreteria, etc.)

Servizio booking alberghiero
In relazione all'ubicazione della sede del Congresso, alle esigenze organizzative e per la comodità dei singoli Congressisti, saranno contattati alcuni hotels con voi concordati.

Iscrizioni al Convegno
L’iscrizione del congressista e dell'eventuale accompagnatore avverrà mediante la compilazione e l'invio dell'apposita scheda, allegata al programma. Qualora l’evento fosse a pagamento, di comune accordo sarà istituito un conto corrente bancario intestato al Congresso, per il deposito delle iscrizioni. Nel giorno di apertura del Convegno, sarà poi possibile effettuare l'iscrizione direttamente presso la Segreteria Organizzativa, in sede congressuale. Nel caso in cui invece fosse prevista l'iscrizione gratuita, per ovvi motivi logistico-organizzativi è comunque necessario provvedere alla raccolta delle adesioni e all'accredito al convegno.
 
Ufficio Stampa
Di notevole rilevanza è l'organizzazione dell'Ufficio Stampa e la ricerca di un responsabile in grado di accreditare il maggior numero possibile di testate, emittenti radio e TV.

Organizzazione programma sociale per congressisti e accompagnatori: cene, spettacoli, gite
Per eventuali Accompagnatori potranno essere organizzate escursioni e gite nella città sede del congresso e nelle immediate vicinanze. Per esperienza consolidata, è preferibile concentrare l'attenzione su itinerari a breve percorrenza contenendo il tempo del percorso in pullman entro le due ore. Nelle serate del Congresso potranno essere organizzati concerti e spettacoli per congressisti e accompagnatori. Una serata potrà essere dedicata ad una cena sociale, che potrebbe essere servita in una Villa o in un castello con un adeguato allestimento e servizio catering.

Servizio transfer
E' possibile organizzare, per la giornata di arrivo, un servizio transfer dall'aeroporto e dalla stazione agli alberghi con vetture o pulmini e prevedere un servizio accoglienza da parte delle hostess in aeroporto e stazione. Qualora fosse necessario si potrà effettuare, nei giorni del convegno, un servizio di bus-navetta dagli hotel alla sede congressuale e viceversa. Si potrà inoltre avere a disposizione un'auto privata con autista, per agevolare Relatori ed Ospiti e garantire ogni spostamento che si rendesse necessario. 

Cartellonistica
All'interno della sede congressuale saranno predisposte le indicazioni per la segreteria, le sale per il congresso, la sala stampa, la sala macchine operatrici, il bar, i telefoni, le toilettes e tutti gli altri servizi che saranno attivati. Nella sala dei lavori sarà predisposto un retro-podio con l'intestazione del Congresso, che sarà ugualmente riportata all'entrata della sede congressuale. Nella città sede del convegno potranno essere esposti circa due settimane prima dell'apertura del Congresso, degli striscioni stradali.

Servizio di segreteria nei giorni del congresso
La segreteria presso la sede congressuale sarà in funzione durante tutti i giorni del Congresso e prevederà, oltre alla presenza di nostro personale qualificato, i seguenti servizi: accoglienza e assistenza partecipanti con hostess in divisa; registrazione dei nuovi iscritti, con l'apporto di computers e relative stampanti;  consegna badge: potranno essere predisposti più sportelli per suddividere i partecipanti in ordine alfabetico e agevolarne la consegna;  distribuzione materiale congressuale correlato dal programma finale; informazioni varie, prenotazioni gite e programma sociale.

Hostess e interpreti per traduzione in simultanea
Nordlinea Congressi provvederà a selezionare le hostess necessarie, che saranno istruite e seguite per tutta la durata del Convegno da un nostro responsabile. Le hostess saranno fornite di divisa e accompagneranno i Congressisti per tutto l'arco della manifestazione, nelle gite, durante le serate organizzate nonché‚ presso la sede congressuale: in segreteria, nelle sale dei lavori congressuali e ovunque sarà necessario. Nordlinea Congressi è in grado inoltre di fornire interpreti in simultanea nelle lingue ufficiali del Congresso, regolarmente iscritti all'Assointerpreti, garanzia di competenza e professionalità.

Servizio fotografico giornaliero
Possibilità di scelta delle fotografie effettuate durante i lavori congressuali. Sarà nostra cura prevedere la presenza di un fotografo qualificato per tutta la durata del Convegno, in grado di fornire un servizio fotografico adeguato. Si potrà inoltre fornire un servizio commerciale per la vendita al minuto delle fotografie, per chi fosse interessato. Al termine della manifestazione potrà essere confezionato l'Album ufficiale.
compagnia di assicurazione a livello nazionale. 

Crediti Formativi
Siamo in grado di fornire servizio di rilevazione presenze sia con apposizione di firma su modulo cartaceo che con sistemi elettronici al fine del conseguimento dei crediti formativi dei partecipanti; questo servizio è offerto attraverso affidabili partner esterni. Saremmo lieti fornirVi ogni ulteriore informazione necessaria e illustrarVi nello specifico le nostre modalità operative, potendo offrire proposte mirate in base alle Vostre reali necessità.
 
Accreditamento ECM
Dal 2002 Nordlinea Congressi si occupa anche di organizzare eventi formativi nell’ambito sanitario, richiedendo l’accreditamento dell’evento formativo presso il Ministero della Salute inqualità di provider di servizi formativi nell’ambito dell’Educazione Continua in Medicina (E.C.M.). Per poter agire nell’ambito della formazione continua, ha dovuto sottoporsi ad una valutazione che ha permesso la sua registrazione, in qualità di provider, presso il Servizio Formazione del Ministero della Salute permettendole di operare, tra i primi in Italia, sia a livello nazionale sia a livello regionale.